Salah satu bentuk kegiatan filateli yang penting populer dan dikenal secara luas oleh masyarakat khususnya masyarakat filateli adalah Pameran Filateli. Kegiatan ini merupakan ajang utama bagi para filatelis untuk menampilkan koleksi terbaiknya untuk dinilai. Walaupun pada dasarnya kegiatan pameran ini bisa hanya sebagai pameran biasa atau tidak dipertandingkan tetapi yang sering dan umum bagi filatelis adalah pameran tersebut selalu dipertandingkan. Untuk mengetahui lebih jauh tentang pameran filateli berikut ini diuraikan beberapa hal tentang pameran filateli.

Pameran Filateli merupakan arena utama kegiatan yang diwujudkan dengan menampilkan berbagai jenis koleksi benda filateli yang didasarkan pada kelas pameran.

Tujuan penyelenggaraan pameran filateli antara lain :

1. Melihat perkembangan kegiatan filateli melalui koleksi para filatelis

2. Meningkatkan minat masyarakat dalam kegiatan filateli

3. Meningkatkan mutu filatelis agar dapat berkembang dan berprestasi baik ditingkat nasional maupun Internasional

Pameran filateli dapat bersifat kompetisi atau dipertandingkan, tetapi dapat pula bersifat non kompetisi atau tidak dipertandingkan umumnya yang berskala kecil dengan maksud sebagai promosi kegiatan filateli.

Pameran filateli menurut wilayahnya dapat dibagi menjadi :

1. Pameran Filateli Tingkat Nasional

2. Pameran Filateli Tingkat Internasional

1. Pameran Filateli Tingkat Nasional Jenisnya dapat dibagi menjadi :

1. PAMERAN NASIONAL FILATELI ( PANFILA)

 

Pameran Nasional Filateli diselenggarakan paling sedikit satu tahun sekali dalam lingkup nasional. Penyelenggaraan Panfila ditetapkan dalam rapat Tahunan Nasional (RTN) Perkumpulan Filateli Indonesia (PFI) Dalam RTN PFI ditetapkan kota penyelenggaraan PANFILA dan sebagai tuan rumah ditetapkan/ditunjuk Pengurus Daerah Perkumpulan Filatelis Indonesia ( PD-PFI) setempat melalui keputusan RTN PFI. Panfila dapat diselenggarakan di Ibukota propinsi atau kota lain yang fasilitas dan prasarananya dapat mendukung penyelenggaraan pameran. Tuan rumah penyelenggara Panfila sekurang-kurangnya pernah menyelenggara- kan Pameran Nasional Filateli ( PANFILA). Pada dasarnya setiap Panfila harus mempertandingkan semua kelas kompetisi yang diakui. Pengurus Pusat Perkumpulan Filatelis Indonbesia (PP-PFI) akan menunjuk seorang koordinator untuk membantu persiapan dan penyelenggaraan PANFILA termasuk menetapkan kelas-kelas yang dipertandingkan (kompetisi) maupun tidak (non kompetisi). Penyelenggaraan Panfila ditetapkan sekurang-kurangnya 2 (dua) tahun sebelum pelaksanaan pameran. Panfila diselelnggarakan oleh PP-PFI tetapi dalam pelaksanaannya PP-PFI dapat menunjuk PD-PFI untuk menyelenggarakannya.

 

2. PAMERAN REGIONAL FILATELI (PARFILA)

 

Pameran Regional Filateli (PARFILA) diselenggarakan paling sedikit satu kali dalam setahun dengan lingkup tingkat propinsi atau bebarapa propinsi dalam satu pulau. Penyelenggaraan Parfila ditetapkan dalam Rapat Tahunan Daerah (RTD) PFI pada tahun sebelumnya sekaligus menetapkan pula Pengurus Cabang (PC) PFI dan kota tempat penyelenggaraannya. Dalam Parfila tidak semua kelas harus dipertandingkan, tetapi ditentu- kan berdasarkan kemampuan filatelis di daerahnya dan koleksi yang ada. Dalam Parfila dapat mengundang keikutsertaan filatelis dari luar daerah. Penyelenggara Parfila adalah Pengurus Daerah Perkumpulan Filateli Indonesia dan diselenggarakan oleh PC-PFI setempat. Jika dipertandingkan kelas pameran dalam parfila terbatas untuk kelas umum saja antara lain kelas tradisional dan kelas tematik untuk dewasa dan remaja. Apabila dimungkinkan PC-PFI setempat dapat pula menunjuk salah satu klub filateli anggota PC-PFI setempat untuk melaksanakan Palfila. Penyelenggaraan Palfila ditentukan dalam rapat tehunan cabang (RTC) PFI atau saran Kepala Kantor Pos setempat.

 

3. PAMERAN FILATELI LAINNYA

Pameran filateli ini bersifat eksibisi dan dapat di- selenggarakan sewaktu-waktu oleh perorangan/ instansi tertentu seperti klub filateli, Pramuka Pecinta Filateli (PPF) dan lain-lain. Jenis pameran ini lebih bersifat promosi agar kegiatan ini lebih banyak diminati oleh masyarakat luas. Penyelenggaraan kegiatan pameran ini sebaiknya memberitahukan kepada PC-PFI setempat agar dapat membantu penyelenggaraan, bahkan dapat terlibat secara langsung dalam pameran tersebut. Persiapan penyelenggaraan pameran ini tidak serumit atau tidak sesulit pameran yang bersifat kompetisi. Yang terpenting dalam pameran ini adalah adanya tempat, panil-panil pameran serta bahan atau koleksi benda filateli yang akan ditampilkan .

Contoh Pmeran filateli lainnya adalah :

• Pameran atas undangan instansi tertentu

• Stand filateli pada pameran pembangunan/pasar murah/bazar dan lain-lain.

• Pameran gabungan dengan pameran lainnya.

• Pameran filateli di sekolah-sekolah

• Pameran filateli milik perorangan.

• Pameran rutin di Kantor Pos dan lain-lain.

    2. Pameran Filateli Tingkat Internasional

Pada pameran filateli tingkat Internasional, bagi Indonesia yang tergabung dalam keanggotaan Federasi Filateli Asia Pasifik yaitu F.I.A.P ( Federation Inter Sian Philately) dan Federasi Filateli tingkat Internasional yaitu FIP ( Federation Internationale de Philatelie) diklasifikasikan menjadi :

1. PAMERAN FILATELI DUNIA

Pameran Filateli Dunia dapat dibagi menjadi :

1. Pameran filateli umum ( General Exhibition) yang mempertandingkan semua kelas yang diakui oleh FIP dan terbuka untuk semua filatelis dari federasi filateli negara anggota FIP

2. Pameran filateli khusus (Specialized Exhibition) yang mempertandingkan satu atau beberapa kelas tertentu saja dan terbuka untuk semua federasi filatelis negara-negara anggota FIP.

2. PAMERAN FILATELI INTERNASIONAL

Pameran Filateli Internasional dapat dibagi menjadi :

1. Pameran Filateli Umum ( General Exhibition) yang mempertandingkan semua kelas yang diakui FIP dan terbatas pada para filatelis dari federasi filatelis negara-negara anggota FIAP.

2. Pameran Filateli Khusus ( Specialized Exhibition) yang mempertandingkan beberapa kelas tertentu saja yang diakui oleh FIP dan terbatas pada para filatelis dari federasi negara-negara anggota FIAP.

3. Pameran filateli lainnya.

Pengakuan pada pameran filateli tingkat Internasional dapat berupa :

1. Patronage, yang diberikan FIP untuk pameran filateli dunia.

2. Auspices, yang diberikan oleh FIP untuk pameran filateli internasional.

3. Support yang diberikan oleh FIP untuk pameran lainnya.
   

Pada pameran filateli Internasional  yang memperoleh pengakuan patronage dari FIAP bisa juga memperoleh pengakuan auspices dari FIP. Di Indonesia pada Panfila yang mengundang juga juri pameran dari negara lain ( Anggota FIAP) maka pameran dapat diberikan pengakuan support oleh FIAP, baik pengakuan patronage, auspices maupun support pihak penyelenggara wajib mengadakan kontrak dengan federasi filateli (FIP/FIAP) dan membayar sejumlah biaya kontrak, sehingga penyelenggaraan pameran benar-benar sesuai dengan ketentuan internasional karena hasilnya akan diperhitungkan dan diakui oleh federasi filateli internasional. Sebagai contoh adalah Pameran Filateli Asia Fasific Jakarta 1995 yang selain memperoleh pengakuan patronage FIAP juga memeperoleh auspices dari FIP. Dalam hal ini FIP/FIAP memperbantukan juri pameran internasional. Pameran filateli Indonesia 2000 juga memperoleh patronage dari FIP. Untuk menyelenggarakan sebuah pameran filateli lebih-lebih yang bertaraf internasional diperlukan waktu yang cukup lama. Hal ini diperlukan untuk memberi kesempatan kepada para filatelis mempersiapkan keikutsertaannya sejak mulai menyusun, mendaftar dan sebagainya. Disisi lain memberi kesempatan kepada panitia penyelenggara untuk mempersiapkan penyelenggaraannya dengan baik. Pada pameran filateli tingkat dunia penyelenggaraannya dipersiapkan antara  3-5 tahun sebelumnya.

Pada pameran filateli tidak dikenal biaya pendaftaran, yang dikenal adalah biaya muka panil (frame fee) yang dihitung berdasarkan frame. Untuk kelas remaja pada semua jenis pameran tidak dikenakan fee. Pada pameran filateli tingkat internasional frame fee dibayar dengan mata uang asing.

Dalam ketentuan GRES yang diterbitkan oleh fedeerasi Filatelis tingkat dunia (federtion Internasionale de Philateliie/FIP) dikenal ada 3 kelas non kompetisis dan 10 kelas kompetisi yang umumnya diselenggarakan pada pameran filateli umum (General Exhibition), yaitu :

A. Group Kelas Non Kompetisi

B. Group Kelas Kompetisi

 

Pada awalnya kelas kompetisi dikelompokan dalam 2 kelas utama yaitu kelas Filateli Tradisional dan kelas Fialteli Tematik, kemudian dikembangkan menjadi beberapa kelas baru sesuai minat dan perkembangannya.

Pada beberapa pameran juga kadang kala dipertandingkan kelas Filateli Modern (Mophila Salon) yaitu kelas khusus yang menampilkan benda-benda filateli terbitan 10 tahun terakhir sebelum pameran. Kelas filateli moderen dijuri oleh dewan juri namun kelas ini diberikan penilaian tersendiri bukan dalam bentuk nilai dan medali. Para pemenang pada kelas mophila salon meraih urutan I,II dan III serta mendapat penghargaan khusus selain kelas diatas, khususnya pada pameran umum (General Exhibition) juga dapat ditambah satu kelas para juara (Championship Class) yaitu kelas khusus koleksi peserta yang pernah meraih sekurang-kurangnya 3 kali medali emas besar (large gold) dalam pameran filateli yang diakui FIP dalam kurun waktu 10 tahun terakhir. Pemenang utama kelas para juara ini nantinya berhak menyandang Grand prix de honour. Filatelis peraih medali large gold atau Grand Prize hanya dapat memenangkan 1 kali setahun. Koleksi yang diikut sertakan dalam kelas para juara (Championship Class) tidak dibenarkan ditampilkan lagi dalam kelas pameran lainnya. 

Indonesia saat ini sedang menggalakkan salah satu kelas baru yang merupakan pengembangan dari kelas Filateli Tematik, yaitu kelas Filateli Ekologi (Ecologycal Philately Ecophila). Koleksi ecophila merupakan koleksi filateli yang menampilkan benda filateli yang bertema lingkungan. Kepedulian filatelis pada isu penyelamatan lingkungan menjadi tema sentral koleksi ini.

Dalam pameran lokal filateli (Palfila) dapat dipertandingkan kelas pemula dimana ditampilkan cukup 1 frame= 16 lembar. Kelas pemula ini terbuka bagi filatelis remaja anggota klub dan baru pertama kali ikut pameran. Kepada peserta pada kelas pemula tidak diberikan medali tapi berupa penghargaan.Kelas ini disebut juga kelas Social philately.

Nama kegiatan

Nama kegiatan untuk pameran harus mencerminkan kegiatan pameran filateli, sehingga dapat diketahui/dikenal oleh masyarakat luas. Nama pameran umumnya menggunakan istilah /singkatan yang populer sebagai upaya publikasi/menarik massa namun dapat pula tanpa singkatan. Ciri khas lain adalah pada akhir nama pameran diikuti tahun penyelenggaraan. Penggunaan nama kota/propinsi/wilayah sebagai nama kegiatan pameran dapat dilakukan, namun tetap didampingi nama kegiatan filateli yang berkaitan(tanpa disingkat). Khusus pada palfila istilah filateli dapat diganti menjadi " Prangko" sebagai upaya menarik massa, namun di lokasi pameran  istilah filateli tetap dipakai untuk mensosialisasikan istilah tersebut contoh-contoh penggunaan nama untuk pameran filateli yang pernah berlangsung.

- Pameran filateli Internasional

INDONESIA 96

Pameran Filateli remaja Dunia 1996

JAKARTA 95

5 th Asian Philatelic Exhibition 1995

- Panfila

Pameran nasional Filateli 1997

PANFILA 94

Pameran Nasional filateli 1997

-Parfila

GARUT 95

Pameran Regional Filateli 1995

PESTASFIL 92

Pekan Kreativitas Filateli 1992

Filateli Expo 96

Pameran regional Filateli 1996

-Palfila

Pameran Prangko Hari Anak Nasional 1986

Dibawah nama kegiatan pameran harus dicantumkan pula nama lokasi kegiatan (venue) kota dan tanggal penyelenggaraan serta jam buka pameran,terutama untuk kegiatan publikasi (poster,spanduk,katalog dan lain-lain).

Pada proposal dan administrasi (surat menyurat, kop) cukup dicantumkan nama kota dan tanggal penyelenggaraan. Khusus untuk Panfila apabila diinginkan logo pameran dapat ditempatkan mendampingi nama pameran. Logo pameran umunya bersifat tematis dan filatelis, mengandung makna yang terkandung dalam logo.bentuk dan pewarnaan logo merupakan kreativitas yang dikembangkan oleh panitia.

Selain logo dapat pula ditambahkan maskot pameran. Maskot pameran umumnya berupa suatu karakter yang bersahabat, periang dan filatelis. Maskot tidak harus berupa karakter binatang. Maskot tidak harus dibuat dalam setiap kegiatan pameran.

Cap pameran dibuat untuk diterakan diatas sampul peringatan pameran atau benda filateli yang bertalian dengan kegiatan pameran.

Cap Pameran memuat :

1. Gambar/desain bersifat tematis (umumnya disesuaikan dengan tema pameran)

2. Nama pameran

3. Kota dan tanggal pameran

4. tema hari pameran (khusus pada jenis cap pameran)

Bentuk dan ukuran cap disesuaikan kreativitas panitia asal hasil pengecapan sempurna. Hindari desain yang rumit, penggunaan huruf terlalu padat dan lain-lain.

Cap pameran dapat dipilih salah satu dari 2 jenis cap dibawah ini :

1. Cap pameran terusan

2. Cap pameran harian

Cap pameran terusan berupa 1 buah cap yang meliputi sluruh tanggal pelaksanaan. Cap pameran harian berupa cap pameran yang setiap capnya hanya berlaku 1 hari yang ditetapkan misalnya pelaksanaan pameran 5 hari, maka ada cap pameran harian.

Untuk menggunakan cap pameran, disyaratkan sebagai berikut :

1. Mengajukan permohonan ijin berikut desain dan maksud penggunaannya kepada PT Pos Indonesia

2. cap pameran hanya dapat diterakan diatas sampul peringatan pameran atau benda filateli yang bertalian. Tidak dibenarkan penerapan cap diatas benda filateli terbitan luar negeri atau benda lain selain benda pos, misalnya buku, kertas,agenda dan lain-lain.

3. Cap pameran hanya dapat digunakan selama tanggal yang tercantum pada acap pameran tersebut.

4. Cap pameran dapat ditempatkan di counter/booth Panitia /PFI atau dibagian informasi/resepsionis dan dijaga oleh panitia. Biasanya disatukan dengan penjualan sampul peringatan pameran.Sebaiknya sebagian dari sampul peringatan telah dibubuhi prangko dan dicap pameran untuk memudahkan penjualan.Setiap penggunaan cap pameran oleh para filatelis tidak perlu dikenakan biaya.

5. Warna dan jenis pembuatan cap pameran dapat ditentukan sendiri oleh panitia.jenis cap yang dibuat dengan mesin cetak dan bahan plastik dapat menghasilkan teraan yang lebih baik dibandingkan cap dari karet dan diukir tangan.

6. Pada panfila, cap pameran adalah jenis cap harian dan dibuat dobel untuk mengantisipasi seandainya terjadi kehilangan /kerusakan.

7. Setelah pameran selesai cap pameran harus dirusak dengan disaksikan oleh panitia dan dibuat berita acaranya. Kembalikan cap pameran kepada Divisi Filateli PT Pos Indonesia secepatnya.Agar tidak hilang, dalam penggunaannya cap pameran diikat dengan tali. Panitia PFI hanya menyimpan dokumentasi berupa cap yang telah diterapkan pada sampul peringatan.

8. Bedakan cap pameran dengan cap panitia yang digunakan untuk administrasi/kesekretariatan saja.

Untuk mensukseskan penjualan, desain cap dan sampul peringatan dipublikasikan kepada para filatelis yang akan memesannya. Sebarkanlah brosur pameran ke seluruh Unit Divisi Filateli dan sekteretariat PFI di daerah jauh hari sebelumnya.

Untuk mempromosikan kegiatan pameran dapat diterakan cap slogan pada semua surat masuk di Kantor Pos di kota penyelenggara. Ijin dilakukan melalui Kepala Kantor Pos setempat. Cap slogan berisi penjelasan untuk mempromosikan pameran dan mengajak masayarakat untuk mengunjungi pameran. Penjelasan pada cap dilengkapi tanggal,tempat dan jam pameran.

Lokasi pameran filateli harus dilaksanakan di dalam suatu gedung tertutup. Kondisi gedung yang disyaratkan untuk gedung pameran :

1. Memiliki ruang yang cukup luas dan cukup untuk penataan panil.

2. Memiliki sarana penerangan lampu yang cukup memadai di malam hari.

3. Sinar matahari tidak langsung memasuki ruang pamer

4. Adanya ruang lain untuk sekretariat,juri,penyimpan panil sementara kegiatan remaja dan lain-lain.

5. Prasarana pelengkap yang memadai sangat dianjurkan, misalnya AC dan tata suara akustik)

6. Memiliki aksebilitas bagi keluar masuk pengunjung sehingga tidak ada antrian/berdesakan.

7. Terletak dilokasi yang strategis dan mudah dijangkau pengunjung dengan angkutan umum.

8. Memiliki sarana parkir yang memadai.

9. Keamanan pada siang maupun malam hari terjamin , baik didalam maupun di luar gedung.

Ukuran luas ruang untuk pameran disyaratkan sebagai berikut :

- Pameran filateli dunia min 2500 m 2 max 4500 m2

- Pameran filateli internasional min 1000 m2 max 2500 m2

- Panfila min 800 m2 max 2000 m2

- Parfila min 800 m 2 max 2000 m2

- Palfila min 200 m2 max 1000 m2

Tinggi ruang kosong dari muka lantai ke plafon diatasnya > 3,5 meter agar panil mudah dipasang. Apabila ada kegiatan lain untuk kegiatan remaja, booth dan lain-lain dapat ditambahkan luas ruangan di luar persyaratan diatas.

Penyusunan persiapan kegiatan pameran filateli dengan manajemen terpadu meliputi :

1. Uraian tugas dan petunjuk teknis untuk setiap anggota panitia.

2. Bachat kegiatan disertai evaluasi kemajuan/keterlambatan yang dicapai.

3. Laporan kegiatan bulanan kepada PP-PFI / PT Pos Indonesia meliputi persiapan,rencana dan hambatan.

4. Progres kemajuan setiap unsur kepanitiaan disampaikan di setiap rapat.

5. Rencana kegiatan setiap unsur kepanitiaan disesuaikan dengan waktu dan keperluan.

6. Rencana anggaran setiap unsur kepanitiaan untuk disetujui realisasinya.

7. Rapat rutin baik rapat pleno maupun pada tingkat substansi/dukungan umum/keuangan.

8. Tindakan yang perlu segera dilakukan apabila ada hal yang mendesak.

Kegiatan panfila dipersiapkan sejak 2 tahun sebelumnya, sedangkan untuk parfila dipersiapkan sejak setahun sebelumnya untuk memberikan kesempatan pendaftaran bagi para peserta dan juga persiapan yang lebih baik bagi suksesnya pameran.

Untuk Panfila pengaturan waktu hal-hal seperti ini hendaknya diperhatikan.

1. Kepanitiaan ( Ketua, sekretariat, koordinator,komjen dan pendanaan) sudah bekerja 2 tahun sebelumnya.

2. Komisioner daerah sudah terbentuk lengkap setahun sebelum pameran.

3. Ketentuan pameran dan formulir pendaftaran peserta disebarkan sejak setahun sebelum pameran.

4. Buletin pameran (jika ada) dibuat 2 kali menjelang pameran dengan selang 6 bulan setiap penerbitan.

5. Pendaftaran peserta pameran ditutup 4 bulan menjelang pameran.

6. Penetapan peserta yang diterima diberitahukan selambat-lambatnya 3 bulan menjelang pameran, dikirim bersama sampul eksibit dan formulir rincian lokasi.

7. Juri panfila ditetapkan 6 bulan menjelang pameran.

8. Materi pameran yang dikirim pos hanya dapat diterima paling cepat 15 hari sebelum pameran.

9. Publikasi sudah dijalankan jauh hari sebelunya untuk pra kondisi masyarakat setempat.

Untuk pengaturan persiapan Parfila yang paling diperhatikan

1. Ketentuan pameran dan formulir pendaftran peserta disebarkan sejak 6 bulan sebelumnya.

2. Pendaftaran peserta ditutup 1 bulan menjelang pamern.

Untuk pengaturan persiapan Parfila disesuaikan dengan kondisi setempat.

Proposal Pameran

Proposal pameran dibuat dengan maksud sebagai upaya pencarian dana kegiatan atau dukungan lainnya dan disebarkan ke pihak-pihak yang diperkirakan dapat berpartisipasi membantu kegiatan pameran. Proposal harus jelas isi dan sasarannya serta dikemas dengan menarik, sehingga menaruik minat partisipan/sponsor.

Proposal pameran filateli berisis :

1. Pendahuluan/latar belakang

2. Maksud kegiatan

3. Tujuan kegiatan

4. Target dan sasaran

5. Tema kegiatan

6. Tempat dan tanggal penyelenggaraan

7. Susunan Panitia

8. Agenda kegiatan

9. Ketentuan pameran dan pembagian kelas

10. Anggaran pameran

11. Bentuk-bentuk program kemitraan

12. Formulir kemitraan/sponsorhip

Panil

Panil digunakan sebagai media untuk pemasangan materi pameran. Panil di Indonesia terbuat dari fiberglass berukuran standar 90 X 120 cm yang memuat 16 lemabr pameran berukuran 23 X 29 cm. Satu muka panil disebut satu frame, tiap panil memiliki dua muka panil (bolak-balik). Panil dimiliki PT Pos Indonesia dan tersebar di Kantor Pos ibukota propinsi/kota besar, sehingga setiap daerah dapat menyelenggarakan pameran secara berkala dan insidentil.

Kebutuhan panil disesuaikan dengan pameran ialah :

Panfila 300>600 frame 150>300 panil

Parfila 40>120 frame 20 > 60 panil

Plfila sesuai keperluan

Jumlah panil disesuaikan dengan luas ruang pamer, sehingga tidak terlalu penuh atau padat. Pengaturan tempat panil dilakukan dengan denah penataan ruang pameran (lihat contoh terlampir). Jarak ideal antar panil yang disusun sejajar adalah 1,5 s/d 2 m pada bagian tengah, dan jarak 2 s/d 3 m pada keliling luar terutama bila ada bursa/booth untuk menghindari kepadatan pengunjung.

Khusus untuk Panfila panitia agar menyediakan tempat/pajangan khusus koleksi kelas literatur dan lemari pajangan kaca untuk penghargaan khusus.

Publikasi pameran ditujukan kepada 2 pihak :

• Peserta pameran

• Publik pengunjung yang diharapkan melihat pameran.

Khusus untuk bursa filateli, untuk keikutsertaan pedagang prangko digunkaan formulir tersendiri. Untuk para peserta pameran penyebaran informasi dalam bentuk buletin pameran atau ketentuan pameran, formulir pendaftaran awal/akhir,formulir rincian koleksi dan sampul frame. Dalam ketentuan pameran harus tercantum dengan jelas pembagian kelas pameran, jumlah frame/lembar pameran yang dapat dipamerkan, batas pendaftaran dan pengiriman koleksi, serta biaya pendaftaran peserta, ketentuan tersebut diperlukan untuk digunakan sebagai pedoman menyusun koleksi.

Publikasi bagi publik luas/masyarakat awam harus menarik dan mencapai sasarannya. Sasaran publikasi yang utama adalah para siswa/siswi sekolah khususnya, sekolah-sekolah yang berdekatan dengan lokasi pameran. Panitia hendaknya mengadakan kerjasama dengan pihak sekolah agar dapat mengatur jam kunjungan siswa/siswi ke lokasi pameran.

Selain itu publikasi yang dpaat mengundang massa ialah :

1. Media elektronik ( TV, Raio, Internet)

2. Media cetak (iklan, surat kabar, majalah, tabloid, buletin,filateli0

3. Spanduk di tempat strategis (ditengh kota, jalan utama dan muka kantor pos). Apabila memungkinkan dapat dipasang spanduk raksasa jauh hari sebelum pameran.

4. Poster yang dicetak secara jelas dan berwarna serta disebarkan di sekolah, prasarana umum,pasar,pusat perbelanjaan dan lain-lain sejauh menjaga kebersihan dn memperhatikan ketertiban dalam pemasangannya. Setelah selesai pameran,spanduk,umbul-umbul dan poster harus dicabut dan dirapihkan kembali.

Gaung publikasi hendaknya dapat dirasakan benar-benar, sehingga tujuan target pengunjung dapat tercapai. Untuk itu alokasi pendanaan publikasi sudah sewajarnya mendapat perhatian yang cukup dalam anggaran kepanitiaan, sebab apabila publikasi gagal, maka pameran akan kurang mendapat pengunjung.

Kerjasama dengan instansi terkait seperti Pemerintah Daerah, Kwartir Pramuka, Kantor Depdiknas dan unsur Pers setempat merupakan hal yang perlu dilakukan agar dapat mengajak segenap lapisan masyarakat mengunjungi pameran. Hubungan dengan Kantor Depdiknas dan Kwartir Gerakan Pramuka untuk mengajak partisipasi siswa/siswi mengunjungi pameran secara terencana dan dengan unsur pers (PWI) agar kegiatan pameran dapat lebih diekspos dan diketahui umum. Unsur- unsur dari instansi tersebut hendaknya dilibatkan langsung dalam kepanitiaan selain bantuan dari pihak PT Pos Indonesia (Persero).

Institusi lainnya yang perlu diajak kerjasamanya antara lain :

1. Kanwil Departemen perhubungan c.q Direktorat Pos dan Telekomunikasi sebagai wakil pemerintah.

2. Kepolisian setempat untuk pengurusan ijin.

3. Departemen Luar Negeri, jika ada kedatangan filatelis luar negeri untuk ceramah.

4. Kantor Bea dan cukai, jika ada koleksi peserta dari luar negeri atau pemeriksaan barang dagangan pedagang luar negeri.

PAMERAN FILATELI TINGKAT NASIONAL

PAMERAN NASIONAL FILATELI

Urutan prosedur sejak menerima informasi, pendaftaran hingga pengiriman koleksi meliputi :

    1. Menerima informasi pameran dari panitia berupa :

• Buletin pameran/ketentuan Panfila

• Formulir pendaftaran peserta.

   2. Mempelajari seksama ketentuan Panfila yang diterbitkan Panitia.

   3. Mengisi formulir pendaftaran secara lengkap

• Isilah dengan lengkap data yang diperlukan antara lain, nama alamat, tanggal lahir, kelas yang diikuti kelompok usia (khusus kelas remaja), jumlah frame, judul koleksi, tanggal dan tanda tangan.

• Formulir disetujui dan ditandatangani oleh Komisioner Daerah (khusus Panfila)

• Formulir yang diisi umumnya 3-4 rangkap. Salah satu rangkap formulir sesuai warna yang ditentukan oleh panitia disimpan oleh peserta. Formulir selebihnya dikirim kepada Komisioner Daerah (khusus Panfila) satu kepada Panitia (pameran lainnya)

   4. Mengirim kembali formulir pendaftaran, kepada panitia/komisioner Daerah.

   5. Menunggu konfirmasi diterimanya pendaftaran dari panitia.

• Panitia bersama koordinator pameran berhak menyeleksi materi sesuai prestasi yang pernah diraih dan kapasitas frame yang tersedia.

• Panitia akan mengirimkan sampul frame materi pameran dan formulir rincian koleksi sebagai tanda diterimanya peserta.

6. Sambil menunggu konfirmasi dari panitia , pesert. a mulai menyusun koleksi atau memperbaiki koleksi yang    ada sesuai ketentuan pameran yang akan diikutinya.

    7.   Mengisi lengkap formulir rincian koleksi dan sampul frame materi pameran.

• Pada formulir rincian koleksi selain data,nama, alamat,judul dan kelas peserta juga harus mengisi rincian   tiap lembar pameran. Rincian lembar pameran yang wajib diisi meliputi jumlah benda filteli pada tiap lembar jumlah benda filateli pada tiap lembar jumlah prangko,sampul atau benda filateli lainnya. 

• Pada rincian tiap lembar.

• Prangko bergandengan (se-tenant) diisi sesuai dengan jumlah prangko yang bergandengan.

• Untuk prangko gutter-pair,bagian gutter pair tidak perlu dihitung.

• Untuk carik kenangan (souvenir sheet)., miniature sheet disebut sebagai block.

• Untuk kartu pos/kartu maksimum dimasukkan sebagai sampul.

• Untuk bagian dari sampul (window), contoh cap,carnet,folder dan sejenisnya dimasukkan sebagai benda filateli lainnya (varium)

    8.  Menyerahkan/mengirim koleksi kepada panitia.

• Dengan pos kilat khusus/tercatat.

• Dibawa oleh Komisioner Khusus Daerah (khusus panfila)

• Dibawa sendiri oleh peserta

10. Pengembalian koleksi dilakukan oleh panitia dengan cara yang sama dengan pengiriman peserta. Khusus Panfila bila peserta yang sudah diterima namun koleksinya tidak jadi dikirim/ditampilkan tanpa alasan yang jelas,dapat dikenakan sanksi tidak dapat mengikuti pameran internasional dan panfila selama 2 tahun berturut-turut.

Proses serupa dengan panfila namun prosedurnya lebih mudah/ sederhana

1. Formulir pendaftaran dapat berupa foto coPY

2. Tidak diperlukan adanya buletin pameran, kecuali ketentuan pameran.

3. Umumnya peserta langsung diterima sehingga dapat langsung menyusun materi pameran.

4. Pendaftaran ditujukan langsung kepada panitia,karena pada Parfila tidak disyaratkan adanya komisioner  

    cabang/wilayah kecuali panitia menentukan lain.

Pameran Lokal Filateli (PALFILA)

Pada Palfila tidak disyaratkan adanya kompetisi.

Untuk Palfila yang dikompetisikan cara pendaftaran antara lain :

1. Peserta menghubungi Sekretariat Panitia/ PC PFI setempat dan menyatakan kesediaannya sebagai peserta Palfila.

2. Jika dikompetisi kan, peserta dapat mengajukan sebagai peserta eksibisi.

3. Jika ada kelas yang dikompetisikan, peserta mengisi formulir pendaftaran.

4. Peserta mulai mempersiapkan koleksinya dan menyerahkan sendiri koleksi pada panitia tepat pada waktunya.      

Pameran Filateli Tingkat Internasional

1. Menerima informasi dari panitia melalui PFI 

   Pameran yang dapat diikuti hanyalah pameran filateli tingkat internasional yang diselenggarakan dibawah naungan/didukung oleh FIAP/FIP.

   Untuk pameran filateli internasional disyaratkan peserta minimal pernah meraih penghargaan medali perak (silver) pada pameran Filateli Nasional.

2. Mengajukan permohonan keikutsertaan melalui Komisioner Nasional (National Commissioner/NC) yang telah ditunjuk oleh PFI.

3. Komisioner Nasional akan mengirimkan formulir pendaftaran dan ketentuan pameran yang umumnya telah tercantum dalam buletin pameran yang dikirimkan.

4. Peserta wajib mempelajari dahulu ketentuan pameran yang akan diikutinya.

5. Mengisi formulir pendaftaran (entry form) dalam bahasa inggris yang dikirimkan National Commissioner.

          Data yang harus diisi pada formulir ini harus lengkap meliputi :

1. Nama peserta : nama depan,nama keluarga dan julukan (pseudonum) jika ada.

2.  Alamat peserta (jalan,nomor,kota,propinsi dan negara asal peserta)

3.  Khusus kelas remaja, wajib mengisi tanggal lahir (tanggal,bulan,tahun).

4. Kelas pameran yang akan diikuti . Khusus kelas remaja dilengkapi dengan kelompoknya ( A,B,C,D)

5. Judul koleksi yang diikuti, beserta penjelasan singkat mengenai koleksi (bila ada).

6. Jumlah frame yang didaftarkan. Jumlah lembar tiap frame belum tentu 16 lembar disesuaikan ukuran standar panil penyelenggara.

7. Ukuran lembar pamer (panjang dan lebar).

8. Daftar pameran terakhir yang diikuti berikut perolehan medali yang pernah diraih (Tingkat Nasional,Tingkat Internasional).

9. Pernyataan koleksi milik pribadi. 

Mengisi tanggal dan menandatangani formulir. Komisioner Nasional juga akan mengisi tanggal dan tanda tangannya pada tempat yang lain. Formulir yang diisi umumnya 3-4 rangkap. Salah satu rangkap formulir sesuai warna yang ditentukan oleh panitia disimpan oleh peserta. Selebihnya dikirimkan Komisioner.

6. Mengembalikan formulir pendaftaran yang telah diisi kepada komisioner nasional. Komisioner       Nasional akan mengembalikan formulir pendaftaran secara kolektif dari peserta dalam negeri kepada panitia pameran filateli.

7. Menunggu konfirmasi diterimanya pendaftaran dari panitia melalui Komisioner Nasional.

• Panitia Komisioner nasional akan mengirimkan dokumen kelengkapan sebagai berikut :

1. Buletin no 2 (jika ada )

2. Formulir rincian koleksi (inventory list)

3. Sampul frame materi pameran (sesuai jumlah frame yang didaftarkan

8. Sambil menunggu konfirmasi dari panitia, peserta mulai menyusun koleksi atau memperbaiki koleksi yang ada sesuai ketentuan pameran yang akan diikutinya.

9. Bila diterima, peserta mengisis formulir pendaftaran akhir(final entry list)

Adakalanya panitia hanya mengirimkan ssatu kali formulir pendaftaran yaitu formulir pendaftaran awal.

10. Melengkapi dokumen yang akan dsertakan beserta koleksi, yaitu ;

• Mengisi formulir rincian koleksi (inventory list) berdasarkan koleksi yang akan diikutsertakan.

• Mengisi sampul koleksi frame yang derisis data,nama,alamat,judul koleksi,nomor halaman frame, nomor-nomor frame dan nomor peserta.

• Bila disediakan tempelkan stiker khusus pameran dari panitia untuk memudahkan pemeriksaan be dan cukai (custom Clearance).

11. Selesai pameran,koleksi akan dikembalikan sesuai penyerahannya.

• Dibawa/dikembalikan melalui Komisioner Nasional jika dibwa oleh Komsioner Nasionalnya, komisioner nasional akan mengembalikan koleksi kepada panitia dengan pos kilat khusus/tercatat jika peserta berada jauh dari tempat tinggal komisioner nasional.Jika alamat peserta dekat dengan tempat tinggal komisioner nasional, koleksi diambil sendiri oleh peserta.

• Dikirim melalui pos . Jika peserta mengirimkan koleksi melalui pos, maka panitia akan mengembalikan koleksi melalui pos kembali.

• Dibawa sendiri. Jika peserta hadir ketetmpat pameran,maka koleksi dapat diambil kembali begitu pameran terakhir oleh yang besangkutan . Bila pameran berlangsung cukup lama namun peserta tidak dapat menunggu hingga berakhirnya pameran, maka koleksi dapat dititipkan untuk diambil oleh Komisioner Nasionalnya/dikirim pos dengan perjanjian dengan pihak BIN Room, biasanya ditandai pada formulir Bukti penerimaan koleksi (Exhibit Receipt).

Dalam penyelenggaraan sebuah Pameran Filateli penghargaan diberikan dalam bentuk medali dan penghargaan khusus yang disediakan oleh pihak penyelenggara dan tidak disediakan dalam bentuk uang. Hal ini tidak lazim diberikan.

Urutan jenis medali dalam pameran filateli kompetisi diberikan sesuai perolehan nilai yang ditetapkan oleh Dewan Juri. Urutan jenis medali beserta besarnya nilai adalah sebagai berikut :

Peraih Diploma dan sertifikat diberikan penghargaan berupa piagam,bukan dalam bentuk medali.karena penghargaan yang diberikan berdasarkan nilai yang diperoleh dari dewan juri, maka beberapa peserta dapat memperoleh jenis medali yang sama .Setiap peraih medali menerima sertifikat yang menyatakan keabsahan medali yang diraihnya.

Kemungkinan untuk memperoleh medali emas (Large Gold) atau Emas (Gold) juga sulit jika belum mencukupi perolehan nilai tertentu sehingga bisa terjadi pameran filateli, jenis medali ini tidak ada yang memperolehnya.

Medali Vermeil Besar (Large Vermeil)

Medali Vermeil Besar adalah medali tertinggi yang diberikan untuk filatelis remaja. Untuk kelas Mophila Salon, penghargaan yang diberikan tidak berupa medali, namun berupa juara I, II dan III dalam bentuk penghargaan khusus.

Medali dan penghargaan lainnya dibagikan pada saat malam penghargaan. Untuk para juri dan peserta kelas kehormatan, panitia juga menyediakan sejumlah souvenir berupa medali emas. Bentuk medali umumnya terbuat dari logam sesuai campuran yang disyaratkan (emas,perak dan perunggu) namun dapat disesuaikan dengan kemampuan panitia yang membuatnya. Pada pameran filateli dalam negeri, jenis medali yang satu dengan yang lainnya.

Penghargaan khusus (Special Prize) diberikan kepada peraih tertinggi di kelas masing-masing. Penghargaan khusus yang dibagikan disesuaikan dengan jumlah yang tersedia. Penghargaan khusus umumnya berupa benda seni/benda yang berhubungan dengan filateli yang disumbangkan oleh donatur atas permintaan panitia.

Pemberian penghargaan khusus, peserta yang menampilkan koleksi prima,mendekati sempurna dan kesalahan dalam pengolahan studi filatelinya diberikan penghargaan tambahan berupa Apresiasi Penghargaan (felicitation). Penghargaan Aprisiai diberikan khusus pada Panfila dan pameran filateli tingkat internasional. Penghargaan apresiasi ini tidak dalam bentuk benda namun ditambahkan dalam piagam penghargaan setelah penulisan medali yang diraih.

Pada Pameran Filateli Dunia Umum (General World Exhibition)

• Grand Prix d¢ Honneur (khsus koleksi terbaik ikelas para juara/Championship Class).
• Grand Prix International (koleksi terbaik kelas senior)
• Grand Prix National (koleksi terbaik nasional koleksi terbatas negara penyelenggara)

Pada pameran filateli dunia khusus (Specialized World Exhibition) lainnya (International Exhibitions)

• Grand prize of the exhibition (grand Prix d¢ Exposition)

• Selain itu peserta pada pameran filateli tingkat internasional tetap diberikan.

• Penghargaan khusus

Diberikan kepada beberapa peraih medali terbaik pada tiap kelas.

- Medali pameran

Diberikan jika peserta memenuhi persyaratan perolehan nilai tertentu

- Piagam penghargaan

Diberikan kepada semua peserta pameran. Sedangkan bentuk penghargaan yang diberikan pada pameran filateli dalam negeri ialah :

1. Panfila (Pameran Filateli Nasional)

a Juara Umum Panfila - PD-PFI pengumpul point terbanyak

b. Koleksi terbaik Panfila - Koleksi dewasa - Koleksi Remaja

c. Penghargaan khusus - Diberikan kepada beberapa peraih medali tertinggi ditiap kelas.

d. Medali pameran - Diberikan jika peserta memenuhi persyaratan nilai tertentu.

e. Piagam penghargaan - Diberikan kepada setiap peserta pameran.

 

2. Parfila (Pameran Regional Filateli)

a. Juara Umum Panfila - PC-PFI pengumpul point terbanyak 

b. Koleksi terbaik Panfila - Koleksi dewasa - Koleksi Remaja

c. Penghargaan khusus - Diberikan kepada beberapa peraih medali tertinggi ditiap kelas.

d. Medali pameran - Diberikan jika peserta memenuhi persyaratan nilai tertentu.

e. Piagam penghargaan - Diberikan kepada setiap peserta pameran.

 

3. Palfila (Pameran Lokal Filateli)

1. Juara Umum Panfila - Klub pengumpul point terbanyak

2. Koleksi terbaik Panfila - Koleksi dewasa - Koleksi Remaja

3. Penghargaan khusus - Diberikan kepada beberapa peraih medali tertinggi ditiap kelas.

4. Medali pameran - Diberikan jika peserta memenuhi persyaratan nilai tertentu.

5. Piagam penghargaan - Diberikan kepada setiap peserta pameran

PEDOMAN KOMISIONER PAMERAN FILATELI

1. Komisioner Jenderal Filateli selanjutnya disebut Komisioner Jenderal ialah filatelis yang ditunjuk dalam suatu kepanitiaan Pameran Filateli dan bertanggungjawab untuk :

1. Mengkoordinir semua Komisioner Pameran Filateli.
2. Menyeleksi formulir pendaftaran peserta pameran bersama koordinator pameran.
3. Menjalankan korespondensi dengan semua Komisioner.
4. Menyiapkan Berita Persiapan Kemajuan Pameran kepada para Komisioner.
5. Memimpin rapat Komisioner dan menampung saran/keluhan Komisioner.
6. Memberikan saran teknis dan penyelenggaraan pameran pada rapat panitia.
7. Mempersiapkan segala hal utama teknis pameran untuk disampaikan kepada anggota panitia lainnya.

1. Mencari dan mendaftarkan peserta pada suatu Pameran Filateli yang ditunjukÅE/font>
2. Membantu pengurusan keikutsertaan filatelis dalam suatu Pameran Filateli
3. Membawa koleksi peserta yang didaftarkannya kepada Panitia Penyelenggaraan Pameran.
4. Mengembalikan koleksi peserta dalam keadaan utuh setelah selesainya pameran.
5. Membawa penghargaan yang diterima oleh peserta pameran yang diikutinya.
6. Melaporakan hasil-hasil pameran dan kunjungannya kepada pengurus PFI.